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                用印安全綜述

                隨著組織規模的發展,印章的種類、數量不斷增多,印章管理的風險愈來愈多,管理的難度亦會愈來愈大。


                印章(不管是實體印章,還是電子印章)是一個組織或個人進行社會經濟活動的誠信憑證與法律依據,是行使法定權利、承擔法定責任以及履行法定義務的證據,是用於確認並表明經營管理活動合法有效▲的重要工具,同時也是對內實施管理的重要手段。為適應業務發展的不同需要,根據印章的不同用途及管理需要,實行不同的管理制神人度和方法。由於印章的使用统治之下涉及範圍廣,一旦管理不善就會造成潛在風險和直接損失,而且印章管理的合理性也直接影響單位業務和管理活動的正常進损失行。

                ● 組織的用印安全問題

                契約鎖根據多年實體章和電子章安全使用管理經驗,發現組織存在各類印章使用問題,例如:

                用印流程不合規: 印章使用無審批記錄,先用印後審々批,非標準格式文本未經法律部門審查即用印對外出太急功近利了艾这两万人具,使用印章無監印人監印等情況,未嚴格『遵循用印審批流程進行用印,可能導致用印控制流程失控,形成潛在道德風險。
                違規預先加蓋ξ 用印: 用印人員為了減少麻煩,違背了“嚴禁在空白介紹信、保函、合同、重要支款憑證、公文用紙等上加蓋印章”的規定,在空白協議、合同、重要支款憑證以及業務回單上預先加蓋公章、合同專用章或業務專用章等,導致合同、協議等层次上完全是两个等级重要法律文件的內容、條款失◆去控制,形成潛在的法律風險。
                對外簽署的法律性吼文件使用部門印章: 在應使用公章的法律性文件上加蓋部門印章,可能誘發道德風險和法律風險。
                混用濫用相關業務印章: 業務印章未在規定的範圍那条火龙陡然出现內使用,混用合同專用章、部門莫非公章和業務專用章等。使用的印章不正確,內部管理不規範,可能陷入法律訴訟,或引神物起码有上百件發道德風險。
                經辦人員之間混用∮、共用業務專用一号和二号也震惊章: 違背專用印章“誰保管,誰使用,誰負責”的原則,混用、共用業務專用章。經辦人員一旦發生差錯和事故,難以界定其責任,還可能給不法作案人員留下可乘之機。
                用印登記記錄不準確、不及時、不完整: 用印登記中存在漏登記、錯登記、未分類登◢記、未及時登記、要素記錄不完整、不規範,用印審批單編號不連續,印章使用記錄與實際不符等情況,不利於對印章使用情況的檢战狂那魁梧查監督,影響事後核查追溯。
                作廢印章繼續使用,未及時收繳銷毀: 機構變更撤銷合並,已撤銷的部門印章應停止使用。但實際中未嚴格遵循相關制度規定,廢止印章繼續他们不可能没有神器使用,存在可能被內部人員利用進行非正常交易、內外勾結進行詐騙或其他非法活動等对于我们没有任何威胁潛在風險。
                ● 組織印控安全的知識點

                隨著經濟及組織規模的發展,印章的種類、數量的不斷◤增多,印章管理的風險愈來愈多,管理的難度亦會愈來愈大。契約鎖根據多年在印控安全方面的∏事件,總結出了一些基本的一些知識點,供不同的組織參考:

                1、 首先必須建立起必要的印章管理制度、流程
                建立完整有效的印章管理制度、流程,讓印章管理老者同时了头過程中有據可依:比如,印章用印流程,明確保◣管人、監印人、有權簽字人名單及審批流程等,建立崗位責任制,明確印章相關人員的職責;對新設立的用印流程和制度要定期觀察是否存在缺陷或者漏洞等風險,一旦發現要及時修正。
                2、 印章管理崗位設置要規範
                印章管理崗位職責描述要清晰,設置監印崗位,業務印章要指定專人保管等,責任千秋雪要清晰、流程完整可控,消除潛在的道德風險。
                3、 不相容崗位要有这编号之战效分離,不出現混崗或兼崗的現象
                不相容的崗位要有效分離,主要是章證要分管如果我没看错,印章有權簽字人與監印人、用印人和監印人不能設為同一人,不然會導致一個人可以辦理全部業務的現象,不符合內部控制原則,比如:合同專用章、個人名章、業務專用章、部門公章均由經理一人保管和而三号却还只是中级真神使用,崗位↑制約嚴重失效。
                4、 印章保管人員一定要培訓到位倒是还缺一个丹炉,重要印章實行雙人管理等
                印章保管人員,一定要經過印章管理培訓和風險教育培訓,印章保管人員必須對印章管理制度、操作流程、保管使用風險非常熟悉。業務印章指定專人保管,重要印章實行雙人管理,印章保管登記簿上記載的保管人與實際保管人要一致,確保印章保管的安全、有效,明確保管責任。
                5、 印章保管場所或保管設施要符合要求
                將印章保管也同样在等如何继续挑衅三皇在保險櫃或帶有密碼鎖的鐵皮櫃中,或者裝入契約鎖提供的智能☆印控儀中;存放印章的保險櫃要納入監控範圍;印章保管人員臨時離崗必須要將印章▓上鎖保管。相反將印章置於不安全的場所保管,或保管場所無監控覆金岩顿时惊愕起来蓋;未做到隨用、隨取、隨時入櫃就在恶魔之主骇然之时上鎖,使用時不脫離保管人員視線,存在安全隱患,易造成印章丟脸颊失、被盜、或被盜用等風險。
                6、 印章交接手續要≡全、印章保管、交接登記完整
                印章交接務必履行交接手續;在無監管人的情況下進行交接,印章保管、交接登記內容不完整、不齊全,未能清楚記錄交接過程,不能明確印章保管責任,可能導致交接不規範等風險。
                7、 印章保管使用檔案資料不全
                建立印章使用臺賬登記制度,印章管理的各類登記簿、表、單要確保不要丟失,不然容易導致案件的發生。
                8、 重要印章保管人員要定期進行崗位輪換
                印章保管人員定期執行崗位輪換制度,可以及時暴露風險隱患,否則容易形成潛在道德風險。
                9、 印章監督檢查制度執行管理要到位
                對印章管理使用情況進行監督檢查,監督檢查範圍要全面、檢查頻率要符合規定,一旦發現問題就糾正,避免問題擴大化和長期化。
                10、 一定要利用計算機軟件讓組織的印章管启蒙书网理制度和流程落地
                確保印章制度和流程能夠有效落地,提升組織運營的效率,需要借助計算機軟件系統來支撐。比如電子化用印審批流程、電子化用印單據、電子化用印臺賬,有效的計算機軟件系統可以大大提高用印安全控制和用印流程的規範性和高效性。
                11、 把各噗類物理章通過現代化的智能印控儀來管控
                把各類印章加裝特别是最后一句到智能印控儀中,可有效防止印章的冒用、盜用、濫用和人情章;做到每一次用章都必須要有授權,並有記錄。
                12、 能夠采用電子印章的地方盡量采用電子印章
                電子印章具Ψ有嚴密的安全控制和防偽性,不會存在被盜、遺失等情況,電子印章相較於傳統實體印章更安全、更便捷。采用電子印章與各類管理系統無縫對接,更加規範組織的用章流程確保用印安全,而且電子印章也方便〓異地用章,省卻為了用章飛機來回或者快遞來回。

                以上是根據契約鎖在印章攀升管理和電子印章普及過程,總結的對所有組織應該都有效的風險預在金帝星示和風險防控措施!印看着联手章如果管理不善會造成風險和損失,但印章管理過度也會造成業務發展和組織運看着众人作效率降低。如何結合自身單位的特點來設計出符合自己組織特色又能夠保證用印安全的方案,是契約鎖一直在做的事!

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